Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết. Trên thực tế, người thành công đều biết cách quản trị thời gian cá nhân thông minh. Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày nhưng không phải người nào cũng hoàn thành tốt công việc. Nếu bạn đang tìm hiểu phương pháp sử dụng thời gian hợp lý thì hãy xem ngay bài viết dưới đây của BrainUP Training & Coaching nhé!
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình tổ chức, sắp xếp và ưu tiên công việc, hoạt động trong cuộc sống để sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Mục tiêu của việc quản lý thời gian nhằm tăng cường năng suất làm việc, giảm stress, đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn và có thời gian dành cho các hoạt động giải trí, nghỉ ngơi, sở thích cá nhân.
Quản lý thời gian bao gồm nhiều khía cạnh, như:
- Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, ưu tiên công việc và lên kế hoạch thực hiện chúng theo thời gian cụ thể.
- Ưu tiên công việc: Xác định công việc quan trọng và khẩn cấp nhất để làm trước, đảm bảo không bị sao lãng vào những việc không quan trọng.
- Phân chia thời gian: Chia thời gian thành các đoạn ngắn, tập trung vào từng nhiệm vụ trong thời gian cụ thể và giữ đều đặn trong việc sử dụng thời gian.
- Tránh lãng phí thời gian: Đề phòng việc lãng phí thời gian bằng cách tránh những hoạt động không cần thiết, giảm thiểu xao lãng và lười biếng.
- Ứng dụng công nghệ: Sử dụng các công cụ, ứng dụng hỗ trợ quản lý thời gian để lên kế hoạch, theo dõi và tổ chức công việc một cách hiệu quả.
- Tự kiểm soát: Tự giám sát và đánh giá quá trình quản lý thời gian để cải thiện và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, giúp ta tận hưởng cuộc sống hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp.
Những lợi ích của quản lý thời gian
Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả giúp tận dụng tối đa thời gian và năng lực của mình, đạt được thành tựu và cân bằng trong cuộc sống, tạo ra sự thịnh vượng và hạnh phúc.
- Tăng năng suất làm việc: Quản lý thời gian giúp chúng ta tập trung vào công việc quan trọng và khẩn cấp nhất, từ đó làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn.
- Đạt được mục tiêu: Khi lập kế hoạch và ưu tiên công việc một cách hợp lý, chúng ta có thể dễ dàng hướng dẫn bản thân đến mục tiêu đã đề ra và đạt được thành tựu trong cuộc sống và công việc.
- Giảm stress: Quản lý thời gian giúp tránh bị áp lực và stress do bị chật vật trong việc hoàn thành công việc đúng hạn. Chúng ta có thể làm việc một cách tự tin và thoải mái hơn.
- Tạo sự cân bằng: Quản lý thời gian cho phép chúng ta dành thời gian đủ cho công việc, gia đình và cuộc sống cá nhân, giúp tạo ra sự cân bằng và hài hòa trong mọi khía cạnh của cuộc sống.
- Nâng cao chất lượng cuộc sống: Khi sử dụng thời gian một cách hợp lý, chúng ta có thể dành nhiều thời gian hơn cho những hoạt động thú vị, thư giãn và du lịch, từ đó nâng cao chất lượng cuộc sống.
- Xây dựng thói quen tích cực: Quản lý thời gian tốt giúp hình thành thói quen tích cực trong công việc và cuộc sống, từ đó phát triển khả năng tự quản lý và kỷ luật bản thân.
- Tăng khả năng tự tin: Việc hoàn thành công việc đúng hạn và đạt được mục tiêu giúp bạn cảm thấy tự tin hơn về khả năng và năng lực của mình.
- Tăng khả năng lãnh đạo: Quản lý thời gian tốt giúp bản thân mỗi người biết cách tổ chức, lãnh đạo hiệu quả, từ đó tạo được ấn tượng tốt trong công việc và cuộc sống.
8 cách giúp quản lý thời gian hiệu quả
Xác định mục tiêu
Mục tiêu là yếu tố cần xác định trước khi bắt tay vào thực hiện bất kỳ một nhiệm vụ nào đó. Khi có mục tiêu rõ ràng, chúng ta sẽ biết bản thân cần làm gì, đi theo lộ trình như thế nào. Từ đó có thể quản lý thời gian một cách khoa học hơn, sắp xếp lịch trình, khoảng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ để đạt được mục tiêu.
Xây dựng kế hoạch
Xây dựng kế hoạch giúp tổ chức và quản lý thời gian một cách có hệ thống hơn. Khi lập kế hoạch, chúng ta cần định lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, đồng thời phân chia thành các giai đoạn nhỏ hơn để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ.
Một kế hoạch xuất sắc là biết phân bổ các công việc khẩn cấp, quan trọng, có thể dự báo và đối phó với những trở ngại và khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Nhờ đó giúp chúng ta quản lý thời gian một cách tối ưu, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và đúng tiến độ.
Sắp xếp đầu việc theo thứ tự ưu tiên
Bằng cách xác định và ưu tiên những việc quan trọng, chúng ta có thể đảm bảo những việc cần thiết đã được hoàn thành trước, phần nào giảm áp lực khi triển khai các nhiệm vụ tiếp theo.
Hơn nữa, việc ưu tiên những công việc này giúp tập trung tối đa vào chúng, đảm bảo hoàn thành một cách hiệu suất nhất. Điều này giúp chúng ta cân bằng thời gian và nguồn lực, tránh sự phân tán và lãng phí thời gian cho những việc không cần thiết.
Tập trung vào khung giờ vàng
Khung giờ vàng của mỗi người là khác nhau, có nhiều người tập trung nhất vào buổi sáng, có người tầm chiều và có người là vào buổi tối. Do đó, hãy xem xét bản thân mình làm việc hiệu quả nhất vào lúc nào, sau đó sắp xếp những công việc quan trọng hoặc cần sự tập trung tuyệt đối để làm vào những khung giờ này.
Đặt thời hạn cho mọi công việc
Việc đặt thời hạn cho mọi việc đồng nghĩa rằng, chúng ta phải xác định, ước lượng thời gian cho từng nhiệm vụ. Đặt deadline đồng thời còn giúp tránh được thói quen xấu là trì hoãn, không tiêu tốn thời gian vô ích vào những việc vô bổ.
Không ôm đồm quá nhiều việc
24 tiếng mỗi ngày với nhiều người là không đủ để có thể giải quyết hết một lượng lớn nhiệm vụ. Tuy nhiên, nếu cứ cố ôm đồm tất cả mọi việc vào một lúc có thể dẫn đến việc phân tán sự tập trung, làm gì cũng dở dang.
Thay vào đó, hãy cố gắng tập trung vào một số việc quan trọng nhất và triển khai chúng theo thứ tự ưu tiên để đạt được kết quả tốt nhất. Bằng cách này, chúng ta có thể tập trung sức mạnh và nguồn lực của mình để đạt được kết quả tốt nhất. Điều này sẽ giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả và làm việc một cách thông minh hơn.
Sắp xếp không gian làm việc khoa học
Một văn phòng bừa bộn và sắp xếp không khoa học sẽ làm gián đoạn công việc và tiêu tốn một khoảng thời gian để tìm kiếm hồ sơ hay các dữ liệu quan trọng. Rõ ràng có thể thấy, việc sắp xếp không gian làm việc khoa học sẽ giúp chúng ta tiết kiệm cả khối thời gian và tạo cảm giác thoải mái khi làm việc.
Hãy để những tài liệu quan trọng, cần thiết ở những nơi dễ thấy, dễ lấy nhất, phân loại các danh mục, dữ liệu liên quan với nhau vào cùng một thư mục. Dọn dẹp văn phòng gọn gàng, cắt bỏ tài liệu, giấy tờ thừa thãi. Việc tối giản hóa phong cách sống cũng là một cách quản lý thời gian rất hiệu quả.
Rèn luyện tính kỷ luật và thói quen
Trong quản lý thời gian, tính kiên nhẫn và kỷ luật bản thân là hết sức cần thiết. Kỷ luật bản thân giúp mỗi cá nhân tổ chức và quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn, tập trung vào những công việc quan trọng và ưu tiên những công việc khẩn cấp.
Hãy đặt ra một số quy tắc riêng cho bản thân và bắt buộc bản thân thực hiện, lâu dần tạo thành thói quen. Việc này giúp hoàn thành công việc đúng thời hạn, tránh lãng phí thời gian và xao nhãng bởi những việc khác. Nhờ vậy có thể tăng năng suất và đạt được nhiều thành công hơn trong công việc, cuộc sống.
3 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
Phương pháp 4D: Do – Dump – Delegate – Defer
Quản lý thời gian theo phương pháp 4D như nào? Trước tiên ta cần tìm hiểu về phương pháp 4D.
4D là tên viết tắt của phương pháp Do – Dump – Delegate – Defer, trong đó:
- Do: Làm ngay công việc trước mắt
- Dump: Loại bỏ ngay những công việc vô nghĩa
- Delegate: Giao việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn
- Defer: Nếu bạn chưa thể làm được việc này ngay bây giờ thì hãy ghi vào sổ tay và lên kế hoạch để thực hiện việc đó.
Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)
Nguyên tắc này có nghĩa là 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả.
Con số 80-20 không phải con số tuyệt đối, tuy nhiên phương pháp này muốn nhấn mạnh cho chúng ta thấy rằng sự phân phối không đồng đều giữa những thứ trong cuộc sống.
Nếu biết cách áp dụng linh hoạt nguyên tắc Pareto sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và gia tăng hiệu suất hiệu quả nhất.
Phương pháp 40-30-20-10
Phương pháp 40-30-20-10 cũng là một phương pháp được rất nhiều người áp dụng để quản lý thời gian.
Phương pháp 40-30-20-10 sẽ được sử dụng như sau:
- 40%: Thời gian cho công việc quan trọng nhất
- 30%: Thời gian cho công việc quan trọng thứ hai
- 20%: Thời gian cho công việc quan trọng thứ ba
- 10%: Thời gian để bạn kết hợp mọi công việc
Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower là một mô hình gồm 4 tiêu chí: Khẩn cấp, không khẩn cấp, quan trọng, không quan trọng. Trong đó bao gồm:
- Khẩn cấp và quan trọng: Nhiệm vụ cần phải thực hiện ngay lập tức.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Nhiệm vụ lên kế hoạch để triển khai sau.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Nhiệm vụ nên uỷ thác cho người khác.
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Nhiệm vụ nên được loại bỏ hoặc làm khi có thời gian rảnh, nghỉ ngơi.
Khi sắp xếp danh sách các nhiệm vụ chồng chéo trong một ngày theo ma trận này, sẽ giúp chúng ta phân chia công việc và thời gian hợp lý. Nhờ đó, hiệu suất được cải thiện và giảm stress trong quá trình xử lý công việc.
Làm sao để biết được bản thân có đang quản lý thời gian hiệu quả hay không?
Để biết mình có quản lý thời gian hiệu quả hay không, mỗi cá nhân có thể chú ý đến những dấu hiệu sau:
Hoàn thành công việc đúng hạn: Nếu thường xuyên hoàn thành các công việc và nhiệm vụ theo đúng thời hạn đã đề ra, đó là một dấu hiệu tích cực cho thấy bản thân đang quản lý thời gian hiệu quả.
- Tập trung và hiệu suất làm việc: Có thể tập trung vào công việc mà không bị sao lãng quá nhiều, làm việc với hiệu suất cao và không bị chìm vào những việc không quan trọng.
- Cân bằng công việc và cuộc sống: Nếu có thời gian dành cho công việc, gia đình và các hoạt động giải trí, thư giãn một cách hợp lý.
- Ít cảm giác áp lực và stress: Nếu cảm thấy tự tin và không bị áp lực, stress quá mức trong việc quản lý công việc và thời gian.
- Đạt được mục tiêu: Nếu đạt được những mục tiêu đã đề ra trong công việc và cuộc sống một cách liên tục.
- Đánh giá hiệu quả: Hãy tự đánh giá và xem xét kỹ lưỡng việc quản lý thời gian của mình. Nếu có thể nhận ra những lỗ hổng, điểm yếu và cải thiện từng bước một, điều này giúp mỗi người trở nên ngày càng hiệu quả hơn.
- Phản hồi tích cực: Nếu nhận được phản hồi tích cực từ người khác về khả năng quản lý thời gian của mình, điều này cũng chứng tỏ bản thân đang làm tốt trong việc này.
Nếu có những dấu hiệu tích cực như trên, có thể mỗi cá nhân đang quản lý thời gian hiệu quả. Tuy nhiên, nếu cảm thấy có thể cải thiện hơn, hãy luôn đặt mục tiêu hoàn thiện và phát triển khả năng quản lý thời gian để đạt được hiệu quả cao hơn trong cuộc sống và công việc.
Trên đây là nội dung chia sẻ về cách quản lý thời gian hiệu quả mà BrainUP Training & Coaching muốn gửi đến bạn. Việc phân chia, sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc. Bên cạnh đó, đừng quên sử dụng phần mềm hỗ trợ lên danh sách công việc và sắp xếp thời gian thông minh. Như vậy, bạn sẽ tận dụng được tối đa số giờ làm việc trong ngày của mình đấy.
