Nghệ thuật giao tiếp được xem là một trong những kỹ năng mềm vô cùng quan trọng trong thời hiện đại. Không chỉ làm cầu nối gắn kết mối quan hệ giữa mọi người, mà kỹ năng giao tiếp còn là chìa khóa dẫn lối thành công trong mọi lĩnh vực. Trong bài viết sau đây, hãy cùng BrainUP Training & Coaching tìm hiểu xem kỹ năng giao tiếp là gì và làm thế nào để giao tiếp hiệu quả nhé!
Giao tiếp là gì?
Giao tiếp là quá trình truyền đạt thông tin, ý kiến và ý nghĩa giữa các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức khác nhau. Nó là cách chúng ta trao đổi và tương tác với nhau để chia sẻ thông tin, hiểu và được hiểu, xây dựng mối quan hệ và đạt được mục tiêu chung.
Giao tiếp có thể diễn ra qua nhiều hình thức khác nhau như lời nói, viết, ngôn ngữ cơ thể, hình ảnh, âm thanh và sử dụng phương tiện truyền thông. Nó bao gồm việc lắng nghe, diễn đạt, hiểu và phản hồi thông tin một cách hiệu quả.
Mục đích của giao tiếp là truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và chính xác, xây dựng sự đồng lòng, tạo sự thấu hiểu và tạo nền tảng cho sự hợp tác và tương tác xã hội. Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi kỹ năng ngôn ngữ, lắng nghe chăm chỉ, sự nhạy bén về ngữ cảnh và khả năng tương tác một cách tôn trọng và hiệu quả với người khác.
Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong đời sống cá nhân, công việc, học tập và mọi mối quan hệ xã hội. Nó giúp chúng ta xây dựng mối quan hệ tốt, giải quyết xung đột và xây dựng một cộng đồng hoà hợp và phát triển.
1. Kỹ năng giao tiếp là gì
Kỹ năng giao tiếp là khả năng ứng xử và truyền đạt thông tin rõ ràng đến người khác bằng ngôn ngữ, cử chỉ, giọng điệu và biểu cảm khuôn mặt. Ngoài ra, quan sát, lắng nghe và phản hồi cũng là yếu tố quan trọng. Kỹ năng này giúp xây dựng mối quan hệ xã hội, làm việc nhóm và thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường công việc.
Có nhiều yếu tố cấu thành kỹ năng giao tiếp:
- Ngôn ngữ: Sử dụng từ ngữ, cụm từ, ngữ điệu và ngữ khí phù hợp để truyền đạt ý kiến một cách dễ hiểu và lôi cuốn.
- Lắng nghe: Không chỉ là biết nói, kỹ năng giao tiếp còn liên quan đến khả năng lắng nghe đồng cảm và tôn trọng người khác. Việc lắng nghe tốt giúp tăng cường sự hiểu biết và tạo sự đồng thuận.
- Góc nhìn: Biết cách đưa ra quan điểm và lập luận một cách logic, thuyết phục để người khác có thể chấp nhận hoặc hiểu và chia sẻ quan điểm đó.
- Giao tiếp phi ngôn ngữ: Bao gồm cử chỉ, diễn cảm, ngôn ngữ cơ thể, và biết đọc dấu hiệu phi ngôn ngữ của người khác.
- Giải quyết xung đột: Khả năng giải quyết các mâu thuẫn và xung đột trong giao tiếp để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người khác.
- Tự tin: Tự tin trong việc diễn đạt ý kiến và ý tưởng, không sợ trình bày quan điểm mình và nói chuyện trước đám đông.
- Kiên nhẫn: Kỹ năng giao tiếp còn bao gồm kiên nhẫn và sự thấu hiểu khi người khác có thể không hiểu hoặc đồng ý ngay lập tức.
- Tương tác xã hội: Khả năng tạo mối quan hệ tốt đẹp và tương tác trong cộng đồng xung quanh, đồng nghiệp và bạn bè.
Sự phát triển bùng nổ của công nghệ như hiện nay đã góp phần mang lại đa dạng các hình thức giao tiếp, ví dụ như Email, điện thoại, Mạng xã hội,… Điều này tác động tích cực tới đời sống vì mang lại nhiều cơ hội việc làm cho nhiều người. Một số ngành nghề tiềm năng yêu cầu kỹ năng giao tiếp xuất sắc hiện nay như tư vấn viên, chăm sóc khách hàng, phiên dịch, bán hàng,…
2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp
Có thể bạn cho rằng, chỉ là việc giao tiếp thông thường, thì sao phải quan tâm nhiều như thế? Đó là vì bạn chưa nhận ra tầm quan trọng của giao tiếp. Mỗi ngày, tùy vào công việc mà bạn tiếp xúc với nhiều hoặc ít người. Nhưng nếu bạn cứ chủ quan, không chú tâm trong câu chuyện của họ, không để tâm đến cảm xúc của họ, thì nhiều lần như vậy sẽ tạo cho bạn thói quen xấu và nó làm ảnh hưởng đến mối quan hệ đó. Hoặc nếu bạn gặp bạn bè hay khách hàng, bạn dùng ngôn ngữ và cách nói không phù hợp, liệu rằng bạn có ký được hợp đồng, tình bạn có bền vững hay không?
Vì thế, có thể thấy rằng giao tiếp là một kỹ năng cần thiết và đáng để chúng ta rèn luyện. Khi giao tiếp tốt, bạn sẽ chủ động được cuộc trò chuyện, giúp người đối diện luôn cảm thấy được quan tâm, tôn trọng. Điều này, đồng nghĩa với việc bạn sẽ có thêm nhiều người bạn mới, vị thế của bạn trong mắt người khác cũng tăng lên và mang lại những kết quả tốt cho sự nghiệp.
3. 9 cách giao tiếp khéo léo, thông minh giúp tạo ấn tượng mạnh mẽ tới khách hàng, đối tác
Giao tiếp ứng xử lịch thiệp, cởi mở, chân thành
Chân thành và cởi mở chính là nút thắt giúp cho mối quan hệ của bạn và đối phương dễ dàng gắn bó và thấu hiểu nhau hơn. Thay vì nói dối, xu nịnh thì bạn có thể góp ý bằng thái độ chân thành và cởi mở trên tinh thần xây dựng để đối phương cảm nhận được ý tốt từ bạn.
Lắng nghe, tập trung
Trong giao tiếp, khi lắng nghe chân thành và tập trung vào những gì đối phương nói, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về quan điểm, suy nghĩ và cảm xúc của họ. Đồng thời thể hiện sự tôn trọng, tạo điều kiện cho đối phương chia sẻ hết những tâm tư, tình cảm hay những khó khăn khó nói.
Kết hợp với ngôn ngữ cơ thể
Kết hợp ngôn ngữ cơ thể trong kỹ năng giao tiếp giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng hơn, đồng thời thể hiện sự tự tin, chuyên nghiệp, đặc biệt là trong giao tiếp với khách hàng.
Ngôn ngữ cơ thể bao gồm cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt, ánh mắt,… Một tư thế thả lỏng, giọng điệu thân thiện, rõ ràng, phù hợp ngữ cảnh sẽ giúp cuộc giao tiếp trở nên hiệu quả.
Tuy nhiên, cũng cần lưu ý đừng sử dụng ngôn ngữ cơ thể quá mức hoặc không đúng cách có thể gây hiểu lầm, đối phương cảm thấy không được tôn trọng. Do đó, cần linh hoạt kết hợp ngôn ngữ cơ thể với nhau để cuộc nói chuyện tự nhiên và mượt mà nhất.
Đừng chỉ lắng nghe, hãy biết tiếp thu
Điều quan trọng trong khả năng giao tiếp chính là bạn không được chen ngang khi người khác chưa dứt câu chuyện. Bạn phải bình tĩnh lắng nghe và tiếp thu những nội dung mà đối phương truyền tải, nếu muốn phản bác hoặc bất kỳ ý kiến nào thì hãy đợi đến đối phương kết thúc câu chuyện.
Biết cách lắng nghe và tiếp thu sẽ giúp bạn chiếm được thiện cảm của người đối diện. Khi bạn trao đi sự tôn trọng thì chắc chắn bạn sẽ nhận được sự tôn trọng tương ứng.
Nhớ tên người đang giao tiếp
Trong quá trình giao tiếp, việc ghi nhớ tên của người khác không chỉ giúp bạn xây dựng một môi trường giao tiếp thoải mái mà còn giúp tạo dựng một sự kết nối cá nhân. Khi bạn gọi tên người khác, họ cảm thấy được chú ý và coi trọng. Điều này thường gợi lên sự thân thiết và tạo cảm giác dễ chịu trong quan hệ giao tiếp.
Tuy nhiên, trong trường hợp bạn quên tên của người đối diện, hãy chân thành và lịch sự khi yêu cầu họ giới thiệu lại tên mình. Đừng ngại ngần hay cảm thấy xấu hổ vì mọi người cũng hiểu rằng việc ghi nhớ tên của mọi người không phải lúc nào cũng dễ dàng. Quan trọng nhất là sự chân thành và thái độ tôn trọng trong quá trình giao tiếp với người khác.
Giao tiếp bằng ánh mắt
Sử dụng ánh mắt đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông điệp, tạo sự kết nối với người khác. Bởi ánh mắt có thể tạo nên một ấn tượng sâu sắc và tạo sự thu hút trong giao tiếp. Khi bạn dùng ánh mắt để tương tác với người đối diện, nó tạo ra một sự gần gũi và sự quan tâm, khiến họ cảm thấy thoải mái và mở lòng hơn.
Giao tiếp bằng ánh mắt thường xuyên giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và chính xác hơn. Đồng thời, nó cũng giúp bạn kiểm soát được sự thân mật trong một cuộc trò chuyện, cho phép bạn đo lường và phản ứng phù hợp với người đối diện.
4. Cách sử dụng kỹ năng giao tiếp tốt
Chuẩn bị trước khi giao tiếp
Trước khi gặp khách hàng, đối tác, hãy tập nói trước gương, đặc biệt là nếu cuộc gặp đó có tính quan trọng cao. Ghi chú các thông tin cần thiết để trình bày, trao đổi, đồng thời chọn cách thức giao tiếp phù hợp với khách hàng. Kỹ năng giao tiếp này giúp tạo sự tự tin, chuyên nghiệp trước khi gặp khách hàng và tránh được các sai sót do thiếu chuẩn bị.
Nói chuyện rõ ràng, mạch lạc
Khi giao tiếp với khách hàng, cần đảm bảo thông điệp được truyền đạt một cách rõ ràng và dễ hiểu. Điều này giúp cho khách hàng hiểu được vấn đề một cách chính xác, đồng thời tránh được sự hiểu nhầm hoặc các vấn đề không đáng có.
Kỹ năng giao tiếp mạch lạc, có trình tự logic cũng rất quan trọng để giữ cho cuộc trao đổi diễn ra suôn sẻ, tránh được sự mất tập trung hoặc những giây phút im lặng không cần thiết. Từ đó tạo được ấn tượng tốt với khách hàng và tăng khả năng thành công trong công việc.
Thái độ thân thiện
Kỹ năng giao tiếp với thái độ thân thiện giúp tạo ra một môi trường thoải mái, năng lượng và tích cực, giảm sự căng thẳng và giúp cuộc trò chuyện trở nên tự nhiên hơn.
Hơn nữa, thái độ thân thiện cũng là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ đồng nghiệp, khách hàng và đối tác lâu dài, bền vững.
Linh hoạt trong phong cách giao tiếp
Mỗi phong cách giao tiếp sẽ phù hợp trong các tình huống khác nhau. Để sử dụng tốt nhất kỹ năng giao tiếp, hãy cố gắng quan sát, thấu hiểu đối tượng và lựa chọn phong cách hiệu quả nhất để giao tiếp với họ.
Ví dụ: Nếu đang trong quá trình tìm kiếm việc làm, tốt hơn hết chúng ta nên gửi một email trang trọng hoặc gọi điện trực tiếp cho nhà tuyển dụng. Tùy thuộc vào tình huống, thậm chí có thể tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng bằng cách dùng một câu chuyện hay một bức thư nói về mục tiêu, ý định của mình trong công việc,…
Phê bình mang tính chất xây dựng
Phê bình mang tính xây dựng giúp nhân viên hiểu được những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của mình trong công việc một cách khách quan. Kỹ năng giao tiếp này cũng sẽ giúp họ tiếp nhận phản hồi một cách tích cực và có động lực để cải thiện vấn đề.
Nhà quản lý hãy tập trung vào vấn đề cần cải thiện thay vì cố gắng tìm lỗi lầm và chỉ trích nhân viên, tránh dùng từ ngữ mang hơi hướng cá nhân. Đồng thời tạo ra bầu không khí thoải mái, tôn trọng, lắng nghe và trao đổi một cách thiện chí.
Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói phù hợp
Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói và cách diễn đạt phù hợp là một phần quan trọng của kỹ năng giao tiếp hiệu quả:
Về ngữ điệu, người nói cần phải điều chỉnh giọng nói, biểu cảm và cử chỉ để truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và chân thật nhất. Ví dụ, trưởng phòng muốn truyền đạt thông tin về một dự án quan trọng đến đội ngũ nhân viên của mình, cần sử dụng giọng điệu rõ ràng, nét mặt nghiêm túc,.. thể hiện được tầm quan trọng của dự án đó.
Về tốc độ nói, điều chỉnh phù hợp để người nghe có thể hiểu được hết câu chuyện, thông điệp. Nếu nói quá nhanh, đối phương có thể bị bối rối và không thể hiểu được nội dung, thông điệp mà người nói muốn truyền tải. Nếu nói quá chậm, người nghe có thể cảm thấy nhàm chán, mệt mỏi.
Sử dụng những câu hỏi mở
Bằng cách đặt ra những câu hỏi mở, chúng ta có thể thúc đẩy sự tương tác và trao đổi ý kiến giữa mình và người nghe, giúp cho cuộc trò chuyện trở nên sâu sắc, ý nghĩa hơn.
Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng việc sử dụng câu hỏi mở không phải lúc nào cũng là phương pháp tối ưu. Chẳng hạn nếu một nhân viên đặt những câu hỏi quá rộng và không cung cấp đủ thông tin cụ thể, điều này có thể gây gián đoạn và lãng phí thời gian của nhóm trong quá trình thảo luận về một dự án.
Mặc dù những bất lợi của kỹ năng giao tiếp kém có thể không rõ ràng trong thời gian ngắn, nhưng nó có tác động tiêu cực và ảnh hưởng rất nhiều trong cuộc sống của một người về lâu dài.
Không phải ngẫu nhiên mà trong vô số những điều cần phải học, ông cha ta lại chọn “Học ăn, học nói, học gói, học mở” là ưu tiên số một. Có thể nói, kỹ năng giao tiếp là yếu tố tiên quyết, mở đường cho sự thành công, thất bại của một người.
Chúng ta đang sống trong một thế giới với sự bùng nổ và phát triển mạnh mẽ của công nghệ, điều này càng đặt ra yêu cầu cao hơn về kỹ năng giao tiếp. Chính vì lẽ đó, việc liên tục rèn luyện, học hỏi hoặc tham gia các khóa kỹ năng giao tiếp là vô cùng cần thiết.
